Beim Versuch, die Verwaltungsstruktur zu modernisieren und die Qualität und Effizienz der internen und externen Kommunikation zu fördern und zu verbessern, ist die Bedeutung von Prozess- und Dokumentenmanagement für die Arbeit von Kirche und Wohlfahrt kontinuierlich gestiegen.

Das Prozess- und Dokumentenmanagement sollte zielgenau auf die unterschiedlichen Arbeits- und Verwaltungsbereiche kirchlicher Einrichtungen und Wohlfahrtsverbände und deren Kernaufgaben ausgerichtet sein, um die Effizienz der Mitarbeiter zu erhöhen und die Kosten im Griff zu haben.

• Die existierende Drucker- und Kopiererlandschaft ist nicht mehr zeitgemäß und kann aktuelle Anforderungen nicht erfüllen.
• Die Zuverlässigkeit der Systeme nimmt aufgrund des Alters ab und verursacht lange Ausfallzeiten und unnötige Kosten.
• Existierende Service-Verträge sind aufgrund mangelnder Transparenz nicht zufriedenstellend.

• Es besteht Optimierungsbedarf bei der Beschaffung der  Verbrauchsmaterialien.
• In öffentlichen Bereichen eingesetzte Systeme sind nicht vor fremden Zugriff geschützt.
• Energiebedarf und CO₂-Emissionen sind zu hoch und entsprechen nicht den aktuellen Umweltanforderungen.